As organizações possuem estratégias, que garantem o foco de seu crescimento.
Os projetos são propurssores das mudanças. Segundo o PMBOK (5 Edição) , as organizações iniciam projeto motivadas basciamente pelos seguintes tipos de necessidades:
Oportunidade de Negócios, isto é, demanda do mercado;
Necessidade organizacional ou avanço tecnológico
Problemas a resolver, tais como gragalos na produção, custos não competitivos ou mudanças tecnologicas;
Exigências internas (tais como governança corpoartiva ou adoção de práticas de sustentabilidade) ou externas (requisitos legais e ambientais por exemplo)
Seja qual for o tipo que se enquadre seu projeto, ele trará um valor para a organização. O valor é, por excelência, o critério para a tomada de decisão, não simente na autorização do início do projeto, mas também ao logo de seu cliclo de vida, na sua implantação e, enfim, na contabilização dos benefícios que serão entregues por ele.
Em linhas gerais, um projeto não é realizado em função de suas entregas, mas em função dos benefícios esperados com estas entregas.
Ao impulsionarmos um trabalho em função da gestão de benefícios (valor esperado), poderíamos então responder questões como:
Por que estamos realizando este projeto?
Como iremos medir os benefícios?
Este projeto é ainda válido?
Os benefícios ainda são relevantes?
Já definimos todos os benefícios que estávamos esperando?
Quais os objetivos de negócio que este projeto nos ajudará conquistar?
Desta forma, é fundamental acriarmos um instrumento que registre essas informações, o Business Case. Business case é uma forma profissional de justificar o investimento para aprovar um projeto baseado nos seus benefícios, contribui com a estratégia e agrega valor ao negócio da empresa. Deve justificar a existência o projeto, “vender” o projeto ao patrocinador, saber quais as “dores do negócio”, demonstrar como o seu projeto é importante para a empresa e em quanto tempo terá o retorno sobre o investimento.
Esse documento descreve como estará estruturado o negócio com base em diferentes perspectivas, como: analise do mercado; fatores econômicos; viabilidade financeira, dentre outros levantamentos necessários que servirão de base para justificar a implementação do novo projeto. Em resumo, o Business Case é um instrumento que permite comunicar uma ideia de negócio para vender internamente ou externamente) ou para obter um financiamento. Trata-se também de uma ferramenta de uso interno para a organização, pois lhe permite validar a viabilidade das suas iniciativas e serve também como métrica de avaliação pós implementação.
Um Business Case de qualidade deve possuir uma justificativa consistente para o investimento, precisa estar alinhado com os planos estratégicos da organização, precisa identificar os benefícios, bem como identificar métodos para mensuração dos benefícios identificados.
O Business Case pode ser adaptado para diferentes negócios ou projetos, podendo ter seu formato mais granulado ou mais detalhista conforme a sua aplicação. Porém ele deve contemplar pelo menos os seguintes itens:
Sumário Executivo;
Descrição da Oportunidade;
Justificativa;
Avaliação Estratégica;
Avaliação Econômica Financeira;
Avaliação Técnica e Operacional;
Análise de Risco;
Descrição do Projeto;
Indicadores de Sucesso do Projeto.
Conclui-se que o objetivo primário do Business Case é garantir que não se desperdice dinheiro implementando soluções sem um foco definido. É necessário descartar soluções que não agregam valor ao negócio das organizações, priorizando os projetos que mais agreguem valor a estratégia da organização.